WHMCS vous offre de nombreuses options pour vous débarasser des aspects moins attrayants de la gestion d’hébergement web. C’est très bien de tout faire manuellement lorsque vous commencez et que vous avez seulement quelques clients, mais on ne peut pas mettre cela à l’échelle. De plus, il y a des tâches qui doivent être faites que vous n’avez même pas encore imaginé. Avez-vous pensé à envoyer un rappel à vos clients un certain temps avant leur date limite de paiement ? Que se passe-t-il lorsqu’ils ne font pas un paiement ? Allez-vous suspendre ou résilier le compte ? Après combien de temps ? Et quelle pénalité imposez-vous ? Ce sont des questions qui viendront tôt ou tard pour chaque hébergeur web. Alors pourquoi ne pas les prévoir et concevoir une politique pour pouvoir les gérer à l’avance, afin de ne pas avoir à vous en soucier plus tard ?
De plus, une grande partie de cela peut être fait automatiquement une fois que vous définissez les paramètres appropriés. Cela vous libère de l’exécution monotone de jour en jour de votre produit et vous pouvez vous concentrer sur le marketing, l’établissement de relations et la recherche de nouvelles niches pour développer votre entreprise. WHMCS offre un ensemble complet d’outils pour l’automatisation de l’exécution des tâches de routine via la tâche de planification. Une seule page vous permet de configurer une variété de situations qui prendraient normalement de votre temps. Regardons comment s’y prendre.
Assurer la création de la tâche de planification
De votre tableau de bord d’administrateur, sélectionnez ‘’Paramètres d’automatisation’’ dans l’onglet ‘’Configuration’’.
Cela nous amène à une page montrant les commandes de la tâche de cron nécessaire que vous devez insérer dans la section cPanel appropriée. Lors de la configuration de WHMCS, vous avez probablement été encouragé à effectuer cette étape. Même si vous l’avez fait, vous devrez peut-être modifier la commande en fonction de si oui ou non vous avez renommé votre dossier admin. Si vous vous souvenez, c’est une étape importante pour assurer la sécurité de votre installation WHMCS.
Par exemple, j’ai renommé mon dossier ‘’admin’’ à ‘’mondossieradminsupersecret’’, et j’ai changé ma tâche de planification pour refléter le nouveau chemin. Assurez-vous de faire la même chose.
Suspension et résiliation
C’est bien lorsque vous recevez vos paiements à temps, soit manuellement, soit automatiquement. Qu’arrive-t-il lorsque quelqu’un est en défaut de paiement ? Idéalement, vous voulez leur donner un peu de temps supplémentaire pour corriger l’erreur. Peut-être qu’ils ont oublié ou que l’argent n’est pas encore arrivé. Vous devez tout de même définir une période de temps après laquelle le compte sera suspendu.
La case ‘’Activer la suspension’’ active cette fonctionnalité. Dans le champ de texte ‘’Jours de suspension’’, spécifiez combien de jours après la date limite le compte doit être suspendu. Aussi, vous pouvez automatiser la désactivation de la suspension lorsque le paiement est effectué. Finalement, vous pouvez carrément mettre fin au compte après une plus grande période de temps lorsqu’il est clair que le client est une cause perdue.
Création et rappels de facturation
Pour éviter le scénario ci-dessus, il est important d’envoyer les factures à l’avance et des rappels constant des délais de paiement. La section ‘’Paramètres de facturation’’ définit ces derniers.
Comme indiqué ci-dessus, vous pouvez configurer ces options. Plus précisément, assurez-vous d’activer la case ‘’Courriels de rappel de paiement’’. De là, vous pouvez envoyer jusqu’à 3 rappels après un message initial de ‘’Facture impayée’’. Depuis cet écran, vous pouvez aussi configurer les frais de retard et décider s’ils seront dans une facture séparée ou attachés à la suivante.
Billets et divers
Il y a quelques sections d’automatisation restantes que vous pouvez lire attentivement, mais la dernière est intéressante. Vous pouvez fermer automatiquement les billets sans activité après un certain nombre de jours – ce qui fait une chose de moins à garder la trace.
Assurez-vous de définir que la tâche de planification s’exécute seulement une fois par jour. De cette façon, l’automation de WHMCS prend une grande partie de vos tracas de gestion d’un service d’hébergement web. Vous avez seulement besoin de porter attention aux scénarios extrêmes – et non ceux qui sont prévisibles.